Los gestores de tareas y proyectos

Si querés conocer a alguien que ha probado casi todas las herramientas online gestionadoras de tareas, proyectos y demás, te cuento que es la misma que está escribiendo esto.

Capaz por mi ineficiencia a la hora de organizarme o por mi obsesión por herramientas que te liberen tiempo, o ambas. He probado varias con el fin de tener todas las ideas en mi cabeza ordenadas. He entendido que ninguna herramienta hace magia y ninguna es 100% perfecta, eso lo sabemos todos (y si no, ya es hora). Lo que si hay que comprender es que es importante saber cómo uno funciona, para después saber que herramienta (o conjunto) es la que se adapta.

¿Que son los gestores de tareas y/o proyectos y para qué sirven?

Son aplicaciones web (o algunas se pueden descargar en la computadora y se llaman “para Desktop”) que te permiten ingresar texto y ordenarlos en forma de lista de tareas.

Te aparecen en una lista que podés interpretar como “cosas para hacer” y tildarlas, así desaparecen cuando ya las completaste.

Algunas con más funciones que otras, la mayoría te permite ponerles fechas, recordatorios, agregarles notas, y subtareas. Organizarlas por temas, o proyectos, etc.

Hay herramientas están creadas para trabajar en equipo y gestionar proyectos. Adonde, además de lista de tareas, tienen otras funciones como comentarios, etiquetado, compartir archivos, ratings, chat, inbox, etc.

De todas las herramientas que probé éstas fueron las que más me gustaron, uso, o me sirvieron en momentos específicos.

Wunderlist: es un gestor de tareas y si bien tiene opciones para poder trabajar en equipo, para mí es genial para uno solo. Es simple pero a la vez tiene varias funciones como por ejemplo: armar carpetas o grupos de listas. Sublistas (o sea tareas adentro de tareas), recordatorios, etc. Además se sincroniza muy muy bien con la app del celular, pero lo mejor de todo es que es súper rápida para agregar nuevas tareas. Uso la versión gratis y por el momento no necesito nada más.

Actualización 2020: Wunderlist es Microsoft To Do 

Asana: para mi esta es lo más de lo más para organizar proyectos. Me ha servido muchísimo para trabajar con otras personas. Es súper fácil de entender cuando necesitas que otra persona (que no la usa) comience a gestionar el proyecto con vos. Me gusta porque tiene una especie de chat para hablar de cosas random, y también tareas y subtareas y cada una con la opción de comentar. Se puede etiquetar y compartir. Lo mejor de todo es que es gratis hasta 15 personas.

Trello: Este no lo uso y no lo usé mucho para cosas personales, pero lo pongo porque me gusta como es el concepto. Está pensando en tarjetas y se ordenan verticalmente. Entonces para cierto tipo de proyectos es muy útil. Tiene muchas funciones (aunque no todas las que a mí me gustarían) y es gratis.

Gestores de Proyectos

Asana: ya hablé de este más arriba. Para gestionar proyectos para mi es lo más de lo más .

Basecamp: Cuando tenía proyectos de Diseño Web este para mí era espectacular. Prefería pagar los 20usd por mes y perder menos tiempo. No tiene tantas funciones (hasta ese momento)  como por ejemplo Asana, pero era lo que yo necesitaba para gestionar tareas mías y del resto, subir archivos, comentar y chatear. Y su casi similar en versión gratis: Freedcamp

Podio: este es muy lo más. Si lo organizas bien es un gestor para todo. Desde llevar la administración y contabilidad de tu emprendimiento, hasta gestores de proyectos. Pero, hay que poner horas culo para poder armarlo como uno quiere. Lo más difícil es ver como uno quiere organizar todo y después como adaptar esto a tu sistema mental. Yo deje de usarlo porque me pareció demasiado grande para lo que yo necesitaba. Comencé a usar (con el mismo sistema de organización) Airtable.

Uno en el medio que se puede usar para todo

Airtable: como todos, son bases de datos (en lenguaje casero: planillas de Excel) y que te permiten visualizar de distintas formas. También, con comentarios y la posibilidad de crear un formulario mejor estéticamente que se va guardando en las bases. Además tiene colores lindos.

Evernote: este es como una agenda online y forever. Guarda notas, y las podes agrupar en libretas, con etiquetas. Guardar pdf, audios, imágenes, todo. Podes buscar lo que necesites, y te busca hasta dentro del mismo pdf. Por ejemplo, tengo ahí guardado  desde los datos del seguro, hasta que tiene cada caja que guarde en el entretecho. (Este año debería haber puesto adonde deje el arbolito porque puede que haya pasado un tiempo hasta que me acuerde).

Podes agregar la extensión en el navegador y guardar datos de páginas que compartiste (por ej., solo el texto, el enlace o la captura de pantalla), podes guardar desde el celu y se sincroniza en todos los dispositivos que tenés.

Google Keep: es lo mismo que evernote pero de google. Soy súper fan lover de todo lo que sea de Google y este lo intente usar, de hecho tengo varias cosas ahí. Pero creo que me quedo con Evernote. Especialmente porque ya estoy acostumbrada y por la forma de organizar que tiene. Pero es muy bueno igual. Mucha gente se ha pasado de Evernote a este y no lo cambia. Es más liviano eso sí.

Les comparto estas apps porque como decía, no hay ninguna perfecta y hay tantas variantes como formas de organizarse. Hay muchas y lo primero que hay que saber es que una no se tiene que adaptar a la herramienta si no que, conociéndose como una se organiza, cual nos viene mejor.

Si necesitan orientación, me pueden escribir que la info me rebalsa en esta pequeña capocha y necesita ser descargada con alguien.

En una próxima entrada sobre este tema, les voy a contar el último capítulo de cómo me organizo día a día. No solo que apps uso si no con qué criterio y como.

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